ความหมายและประโยชน์ของสำนักงาน อัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ หรือ "สำนักงานยุคใหม่" สำนักงานอัตโนมัติ คือ
การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

แหล่งที่มา http://learners.in.th/blog/somchay3/192871

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ

-ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย

-ช่วยลดต้นทุนในการบริหาร เนื่องจากภายในสำนักงานอัตโนมัติสามารถใช้คอมพิวเตอร์ควบคุมและช่วยเหลือการทำงานได้หลายหน้าที่ ทำให้มีต้นทุนในการดำเนินการต่ำ (ลดจำนวนกำลังคน)

-ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ทำให้สามารถรับข้อมูลและส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยเทคโนโลยีสื่อสาร ดังนั้นการประชุมจึงสามารถใช้อุปกรณ์สื่อสารเพื่อการประชุมทางไกลได้ด้วย

-ประหยัดพื้นที่ในการเก็บข้อมูล การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติทำให้สามารถเก้บข้อมูลได้เป็นจำนวนมากโดยอาศัยพื้นที่เพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ยังลดปริมาณการใช้กระดาษลงด้วย

-เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

-การจัดพิมพ์เอกสาร สามารถใช้เวลาน้อยลงและสะดวกขึ้น

-การดำเนินงานต่าง ๆ เกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศเป็นระบบมากขึ้น

-ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องและรวดเร็ว คือ การทำงานมีความถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่นำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องและถุกต้อง

-ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น ดังนี้

-ทำให้รู้สึกว่าตนได้สังกัดหรือทำงานกับหน่วยงานที่มีความทันสมัย

-ทำให้ไม่คิดจะทิ้งหน่วยงานไปทำงานที่อื่น หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณะดี

-สำนักงานอัตโนมัติช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ปรากฏต่อบุคคลภายนอก

-สร้างความน่าเชื่อถือต่อหน่วยงานอื่น ๆ

แหล่งที่มา http://gotoknow.org/blog/yellowwork2/206738?class=yuimenuitemlabel

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีสารสนเทศความหมาย คือ เครื่องมือ เครื่องใช้ กระบวนการ หรือระบบงานต่างๆ ที่ก่อให้เกิดสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้งานเป็นการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

- มีการวางแผนของการจัดการระบบข้อมูล- มีการออกแบบและพัฒนาระบบข้อมูล

- ได้รับความร่วมมือจากบุคคลากรฝ่ายงานต่างๆเทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ

- งานด้านการจัดการเอกสาร

- งานด้านการจัดการข่าวสาร

- งานด้านการประชุม

- งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน

- งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร

แหล่งที่มา http://wisnovars.exteen.com/20080628/entry-3